Evaluasi dalam Pengawasan Kearsipan Internal Lingkup Kementerian Pertanian Tahun 2022 merupakan bentuk kontinuitas pengelolaan kearsipan. Selain itu, evaluasi dan pengawasan merupakan proses dalam menentukan kinerja pada aktifitas pengelolaan arsip. Hal tersebut disampaikan oleh Drs. Zulkifli, MM selaku Plt. Kepala Biro Umum dan Pengadan.

Keberhasilan pengelolaan kearsipan sebagai bagian dari tiga objek pengawasan mendapatkan  apresiasi dan penghargaan dari Menteri Pertanian Republik Indonesia Prof. Dr. H. Syahrul Yasin Limpo, S.H., M.Si., M.H pada  tanggal 17 Agustus 2022.

Demi mewujudkan keberhasilan  penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kementerian Pertanian perlu dilakukan pengawasan kearsipan secara internal maupun eksternal. Pengawasan kearsipan ialah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Pengawasan  ini merupakan tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

 Unit Pengelola Kearsipan I telah melaksanakan pengawasan kearsipan secara internal terhadap 21 objek pengawasan dilingkungan Kementerian Pertanian. Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA) sebagai Unit Kearsipan II yang ikut dalam penilaian dari Unit Kearsipan I telah mendukung dalam pengawasan internal  kearsipan dengan menyediakan arsip sebagai catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun, perseorangan.

 Dalam memenuhi kriteria pengelolaan arsip dinamis yang dilaksanakan pada bulan Maret tahun 2022 yang lalu, pengelola arsip PUSTAKA, Sunyoto, Afni Andriani, dan Resti Pratiwi ikut mempersiapkan kelengkapan arsip dengan cara menyampaikan  pengisian formulir Kearsipan Internal yang disebut dengan ASKI. Formulir tersebut berupa data aspek penciptaan arsip, data penggunaan arsip, data pemeliharaan arsip, dan data penyusutan arsip, serta data sumberdaya kearsipan yang meliputi aspek sarana dan prasarana Kearsipan.

 Penilaian telah dilakukan oleh Tim Pengawasan Internal Kearsipan pada beberapa aspek, mulai dari pengelolaan arsip dinamis,  pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan di masing-masing pencipta arsip. Setelah dilakukan penilaian objek pengawasan kearsipan dan verifikasi ASKI pada unit kerja PUSTAKA,  tersusun risalah hasil audit sementara.

 Tahap akhir pengawasan  internal kearsipan yaitu penetapan hasil penilaian dengan  berita acara, penyusunan program  perencanaan tahunan  kearsipan, baik  internal dan eksternal yang tertuang dalam Laporan Audit Kearsipan Internal yang disebut LAKI. Salah satu tujuan LAKI ialah memberikan gambaran pengelolaan arsip pada unit pengelola kearsipan sebagai hasil  audit internal  kearsipan.

 Hasil dari proses penilaian pengelolaan kearsipan telah tertuang dalam Keputusan Menteri Pertanian Nomor: 634/KPTS/TU.110/M/8/2022 tentang Penetapan Peringkat Unit Pengolah Arsip Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Kementerian Pertanian Tahun 2022, yang menetapkan  PUSTAKA menduduki Peringkat ke-5,  dengan nilai 80,35 dengan kategori memuaskan. Penilaian dari  pengawasan  internal  kearsipan merupakan motivasi untuk setiap instansi agar mampu menciptakan arsip yang kredibel, efektif, dan efisien dalam mewujudkan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kementerian Pertanian.  (Afni Andriani)