Kementerian Pertanian telah melaksanakan Pemusnahan Arsip Periode II Tahun 2022 pada tanggal 19 Oktober yang lalu, yang bertempat pada Gedung Arsip Kementerian Pertanian. Pemusnahan arsip telah disetujui Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui Surat Kepala ANRI Nomor BKN.00.03./266/2022 pada tanggal 5 Oktober 2022 mengenai Persetujuan dan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip sesuai dengan pasal 66 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 dan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Kearsipan merupakan pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana agar mudah ditemukan jika diperlukan. Dokumen arsip dapat dibuat sendiri maupun diterima dari pihak lain. Penyusutan arsip bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja serta penyelamatan informasi dari pihak-pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya.

Perencanaan pemusnahan arsip di Kementerian Pertanian dibagi menjadi 3 periode dalam tahun 2022. Pada Pemusnahan arsip Periode II Tahun 2022 sebanyak 284.326 berkas arsip lingkup Kementerian Pertanian telah dimusnahkan dan telah memiliki kekuatan hukum dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA) merupakan salah satu unit kerja yang mengajukan usulan pemusnahan arsip periode II tahun 2022 sebanyak 833 berkas. Arsip pemusnahan yang diusulkan oleh PUSTAKA antara lain, Arsip Keuangan berupa Kuitansi perjalanan dinas dan Surat Perintah Membayar (SPM) tahun 2005. Arsip PUSTAKA yang diusulkan ini merupakan arsip yang telah habis masa jangka retensi arsipnya (JRA) atau tidak mempunyai nilai guna sehingga dapat disetujui untuk dimusnahkan.

Proses ini telah sesuai prosedur dan peraturan kearsipan, mulai dari pembuatan daftar arsip hingga penyeleksian arsip yang dilaksanakan dengan baik. Sampai pada tahap akhir penilaian secara berjenjang dimana Unit Kearsipan (UK) I Kementerian Pertanian sebagai filter ke-2 yang bertugas menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, sedangkan ANRI sebagai filter ke-3 yang sangat ketat menyeleksi sekaligus menyetujui arsip yang akan dimusnahkan. Pemusnahan Arsip Periode II Tahun 2022 pada Kementerian Pertanian disaksikan langsung dari Perwakilan ANRI, Ibu Stella Singrid Juliet, S.S, M.Hum, selaku perwakilan Direktorat Akuisisi Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pelaksanaan pemusnahan Arsip Periode II Tahun 2022 tertuang dalam Berita Acara Pemusnahan Arsip yang ditandatangani oleh perwakilan  PUSTAKA oleh  Bapak Drs. Sunyoto selaku Sub Koordinator Rumah Tangga dan Perlengkapan dan BMN yang didampingi oleh saksi Perwakilan dari PUSTAKA, Afni Andriani, S.E.,M.M. Tahap akhir penyelesaian kegiatan ini berupa  pencacahan arsip yang akan dilaksanakan oleh pihak ke-3 dengan dipantau dan diawasi dari Kementerian Pertanian. (Afni Andriani)