Setelah sekian lama tak dianggap penting dan terlupakan, kini arsip menjadi sesuatu hal yang penting dan menarik, bahkan dapat menghasilkan pendapatan. Hal ini terungkap pada kegiatan exit meeting pengawasan kearsipan di Pusat Perpustakaan dan Literasi Pertanian (PUSTAKA) yang dilaksanakan pada tanggal 16 Juli 2024.
Pengawasan kearsipan yang dilakukan Arsip Nasional RI terhadap satker lingkup Kementerian Pertanian ditujukan untuk meningkatkan nilai pengeloalan kearsipan. Kepala PUSTAKA, Muchlis, dalam sambutannya mengungkap bahwa PUSTAKA sebagai instansi pemerintah harus senantiasa mengikuti prosedur, persyaratan, kaidah, dan standar yang berlaku dalam mengelola arsip.
Selanjutnya, Muchlis menuturkan bahwa arsip sejarah dan lainnya dapat menjadi daya tarik wisata. Oleh karena itu, arsip aktif harus dikelompokkan dengan baik, dilindungi, dan disimpan dengan tepat.
Ia juga mengungkapkan jika pengelolaan arsip memerlukan perhatian khusus, perpaduan teknologi dan tradisional sehingga dapat meningkatkan efisiensi.
“Pengelolaan yang baik dan benar, serta kesiapan mendengar masukan dari para ahli, adalah kunci untuk menjadi contoh yang baik dalam pengembangan arsip,” ungkap Muchlis.
Lebih lanjut, Kepala PUSTAKA menegaskan bahwa pengawasan dan pengelolaan arsip juga harus dilakukan dengan teliti, termasuk penciptaan, penggunaan, serta pemeliharaan dokumen sesuai dengan kode dan standar yang berlaku.
Selain itu, peningkatan kualitas pengelolaan arsip, sosialisasi dan pengembangan SDM menjadi fokus utama. Perubahan dan pembaruan kebijakan harus disosialisasikan dengan baik untuk memastikan bahwa semua pihak terkait memiliki informasi yang diperlukan, tambahnya.
“Nilai pengawasan dan pengelolaan arsip di Kementerian Pertanian sudah sangat baik, namun tetap diperlukan audit internal untuk memastikan kepatuhan dan ketepatan dalam pengelolaan dokumen” ungkapnya.
Menutup sambutannya, Muchlis mengharapkan dengan pengawasan yang ketat dan pengelolaan yang profesional, arsip di Kementan dapat menjadi contoh yang baik dan menarik minat masyarakat.
Dalam kesempatan tersebut hadir pula Ketua Kelompok Kearsipan dan Tata usaha Pimpinan, Biro Umum dan Pengadaan Kementan, Mas’ud. Dalam sambutannya, ia mengungkap bahwa pengawasan ini sebagai pengingat bagi UPT untuk meningkatkan pengawasan pelaksanaan administrasi di instasi masing-masing.
Sementara itu Arsiparis Madya Kementerian Pertanian, Ella Juliana mengungkapkan bahwa PUSTAKA merupakan salah satu dari 56 Satker yang harus melaporkan pengelolaan arsipnya. Dalam pengawasan yang dilakukan, PUSTAKA mendapat nilai AA dengan predikat sangat memuaskan. (TP)